Jak zwiększyć liczbę studentów nie inwestując dodatkowych środków na marketing?

Uczelnie wyższe inwestują spore środki w marketing internetowy w celu pozyskania jak największej liczby studentów za pośrednictwem sieci. Gdy przyszły student znajduje w internecie interesującą go uczelnię, zazwyczaj wchodzi poprzez reklamę na jej stronę, przegląda interesujące go informacje, zakres merytoryczny studiów, cenę, częstotliwość zjazdów, warunki zapisu itp. Często zdarza się jednak tak, że konieczne jest skontaktowanie się z uczelnią telefonicznie bądź mailowo, aby doprecyzować niektóre kwestie. I tutaj pojawiają się schody.

Niestety, wiele uczelni wciąż obsługuje kandydatów czy później już studentów w sposób, jaki nie chcielibyśmy być traktowani w żadnej innej instytucji, firmie czy sklepie. Poniżej znajdziesz wskazówki dotyczące tego, na co zwracać uwagę obsługując studenta telefonicznie, mailowo czy bezpośrednio w dziale rekrutacji.

Rozmowa telefoniczna

Uprzejmość i empatia

Często student traktowany jest jak petent. W rozmowie telefonicznej z głosu osoby podnoszącej słuchawkę łatwo można wyczytać znużenie i przymus w rozmowie z kolejnym dzwoniącym. Jeśli kandydat napotka na tego rodzaju obsługę, wtedy od razu w jego głowie zrodzą się myśli, co w takim razie będzie, gdy już zapiszę się, zostanę studentem i będę chciał coś załatwić…

Z punktu widzenia pracownika uczelni należy pamiętać, że człowiek, który jest po drugiej stronie słuchawki to tak naprawdę potencjalny klient dla uczelni, który przez najbliższe kilka lat może generować przychód.

Z pewnością nie jest to nic odkrywczego, ale gwarantuję Ci, że gdy wykonasz kilka testowych telefonów, przekonasz się, że mam rację. W ostatnim czasie prowadziłam badania sprawdzające, jak wygląda obsługa kandydatów na wyższych uczelniach i z przykrością muszę stwierdzić, że 40% rozmów jest nie do przyjęcia w samym tylko podejściu do przyszłego studenta, nie mówiąc już o ich pozostałych elementach.

Profesjonalizm

To kolejny element, który jest ważny i którego oczekujemy podczas obsługi w każdej organizacji. Jeżeli dzwonimy zapytać o cenę, liczbę praktyk czy częstotliwość zjazdów, to oczekujemy, że rozmówca udzieli nam fachowej odpowiedzi na zadane pytania i będzie pewien, że zrobił to kompetentnie. Tutaj także niestety bywa bardzo różnie. Spotkałam się z sytuacją, w której pracownicy działu rekrutacji często nie znali dokładnej ceny studiów, o które pyta potencjalny student – szukają tych informacji gdzieś w notatkach, odsyłają do strony internetowej, bądź asekurują się słowem “chyba”.

Interesująca oferta edukacyjna

Zapisz się do newslettera

i pobierz checklistę
wdrożeniową GA4

Dzięki niej prawidłowo wdrożysz Google
Analytics 4 na swojej stronie!

Tak, zapisz mnie!

email marketing powered by FreshMail

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez 4PEOPLE Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach moich danych osobowych w celu realizacji usługi NewsletterRozwiń całość

Istotne jest, by osoba odpowiedzialna za kontakt z potencjalnym studentem potrafiła pokazywać atuty oferty, które oferuje uczelnia, jak również porównać ją do konkurencji choćby w dwóch czy trzech aspektach. Wiadomo, że każdy chce studiować na najlepszej uczelni, która będzie spełniała jego oczekiwania.

W momencie gdy pracownik szkoły dobrze wsłucha się w potrzeby studenta jest w stanie na pewno znaleźć w ofercie takie elementy, które pozytywnie zaskoczą i zainteresują rozmówcę. Tutaj wystarczy odrobina inwencji i oczywiście nabycia umiejętności sprzedażowych, by ukazać korzyści z proponowanej oferty.

Cena

Piszę o niej celowo na końcu, bo teoretycznie można powiedzieć, że cena jest najważniejsza. Ale czy aby na pewno? Jeśli jest to prawda, to dlaczego renomowane, drogie uczelnie mają także sporo studentów? Wiele osób jest w stanie zapłacić więcej, jeżeli cena idzie w parze z jakością kształcenia i obsługi. Należy zadbać o to, by w trakcie rozmowy rozmówca wiedział, za co zapłaci. Osoba odpowiedzialna za kontakt z potencjalnym studentem musi znać dokładne składowe ceny oraz umieć ją dobrze zaprezentować. Robiąc wspomniane badanie, spotykałam się z sytuacją, kiedy musiałam czekać długo przy telefonie aż mój rozmówca sprawdził, dopytał, a nawet naradził się z kimś, jaka jest opłata czesnego.

Reasumując, zespół pracowników działu rekrutacji odpowiedzialnych za kontakt z potencjalnymi studentami powinien być przede wszystkim bardzo dobrze przeszkolony w:
– zakresie oferty edukacyjnej uczelni;
– sposobie rozmowy z potencjalnym studentem;
– sposobie prezentowania tej oferty;
– nakłanianiu do wybrania właśnie tej, a nie innej uczelni;
– skutecznym zachęcaniu studentów do podjęcia decyzji o zapisaniu się na studia.

Jeżeli kandydat podczas rozmowy usłyszy przyjazny głos, wyczuje zainteresowanie swoją osobą czy chęć pomocy, a do tego zostaną mu udzielone profesjonalne odpowiedzi na zadane pytania, wzrosną szanse na to, że będzie to Wasz nowy student, a co za tym idzie, klient dający przychód uczelni.

Korespondencja mailowa

To kolejny sposób kontaktu potencjalnego studenta z uczelnią. Przedstawię Ci kilka najważniejszych elementów, na które trzeba zwrócić uwagę prowadząc ten rodzaj korespondencji z przyszłym żakiem.

Należy odpisać na maila

Jak się okazuje, w praktyce wcale nie jest to takie oczywiste. 50% mail, które wysłałam do wyższych uczelni pozostało bez odpowiedzi. W momencie braku kontaktu zwrotnego na zapytanie mailowe uczelnia sporo traci w oczach kandydata, a jeżeli zdarzy się, że zapytań wysłał więcej, to z pewnością ta, z którą nie potrafi się skontaktować mailowo przestanie być brana pod uwagę, bądź przynajmniej spadnie na koniec kolejki.

Odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania

Ważne, by pamiętać o rzetelnym i sumiennym odpisaniu klientowi na WSZYSTKIE zadane pytania. Jeżeli jest tego bardzo dużo bądź ciężko o czymś napisać, warto poprosić o telefon kontaktowy argumentując, dlaczego uważamy, że w tej sytuacji ten kanał komunikacji będzie bardziej odpowiedni. Nie odpisujmy nigdy lakonicznie i zdawkowo.

Udzielić kompetentnej i fachowej odpowiedzi

Odpisując należy pamiętać, że tę wiadomość będzie czytał człowiek potencjalnie zainteresowany rozpoczęciem nauki na Twojej uczelni. Zrób wszystko – podobnie jak było to w rozmowie telefonicznej – by fachowo i profesjonalnie odpowiedzieć na jego pytanie. Odpisuj w taki sposób, który zadowoliłby Ciebie samego.

Prezentować ofertę językiem korzyści

W korespondencji mailowej konieczne jest zwracanie uwagi na atuty i korzyści, jakie posiada oferta oraz starać się nimi zainteresować drugą stronę. Suche fakty można znaleźć samemu w internecie, a od pracownika uczelni oczekuje się czegoś więcej.

Estetyka wiadomości

Trzeba zadbać, by mail wyglądał profesjonalnie – dostosować krój pisma i jego rozmiar, sprawdzić, czy na końcu jest podpis osoby odpowiadającej, by nie pozostać anonimowym dla rozmówcy oraz zerknąć, czy w stopce znajdują się wszystkie dane uczelni.

Pożegnanie

Na zakończenie należy zachęcić do kontaktu telefonicznego, odwiedzenia uczelni oraz studiowania – pokaż, że zależy Ci na przyszłych studentach.

Osobista wizyta

Jeżeli potencjalny student decyduje się już na osobistą wizytę, to najprawdopodobniej jest autentycznie zainteresowany podjęciem nauki na Alma Mater. Jeżeli tylko znajdzie zainteresowanie swoją osobą, uzyska rzetelne odpowiedzi na zadane pytania i miłą obsługę, istnieje duża szansa, że stanie się Waszym studentem. Można ją dodatkowo zwiększyć oferując na odchodne zestaw gadżetów z logo uczelni osobom, które zdecydowały się odwiedzić ją osobiście.

Bez wątpienia zespół pracowników działu rekrutacji odpowiedzialnych za obsługę potencjalnych studentów powinien być przeszkolony pod kątem obsługi klienta, prezentowania oferty czy podstawowych technik sprzedażowych. Tylko to da gwarancję sukcesu i spowoduje, że zainwestowane pieniądze w różne kanały reklamy nie pójdą na marne. Jeżeli więc zastanawiasz się, co zrobić, by jak najwięcej zapytań o studia przeradzało się w wydane indeksy, zainwestuj w audyt sprzedaży oraz szkolenie personelu, a gwarantuję Ci, że wyniki rekrutacji będą dla Ciebie dużo bardziej satysfakcjonujące.