Dostęp do profili i kont reklamowych w social media a współpraca z agencją

Jak wiadomo, współpraca zawsze (a przynajmniej zazwyczaj) popłaca. Dlatego też podczas prowadzenia profili na Facebooku czy Instagramie, należy stawiać na transparentność – najlepiej pod każdym względem. Mimo tego, że przyznanie dostępu do fanpage’a czy też do konta reklamowego powinno być tylko kwestią kilku kliknięć, okazuje się, że sprawa bywa mocno skomplikowana. Jak działać skutecznie w tym zakresie, na co zwrócić szczególną uwagę i jakie powziąć kroki, by poniekąd zabezpieczyć się przed niepożądanymi działaniami? 

W jaki sposób? “To zależy”

Za każdym razem, kiedy pada odpowiedź “to zależy”, mam przed oczami mojego Szefa, który na taką odpowiedź reaguje tajemniczym, acz znaczącym, uśmiechem. 

Zacznę od sytuacji, w której to agencja (freelancer) tworzy dla klienta profil oraz konto reklamowe. W tym przypadku klient powinien zadbać o to, by posiadać uprawnienia Administratora oraz Właściciela. Dobrze, gdy agencja przypisana jest jako np. Partner prowadzonych działań w Business Managerze. 

To niezwykle istotne, by zadbać o to już na samym początku współpracy. Dlaczego? Podzielę się w artykule doświadczeniami i tym, czego dowiedziałam się od swoich klientów na przestrzeni kilku ostatnich lat. 

“Nie wiem, kto ma uprawnienia”

Jeden z klientów trafił do mnie, uprzednio korzystając z usług innej agencji. Jako że współpraca przestała go satysfakcjonować, zgodził się na powierzenie działań freelancerowi. Na początku wszystko układało się całkiem dobrze, jednak ponownie przyszedł moment rozczarowania publikowanymi treściami. W głowie klienta zaświtała myśl, że być może to jest właśnie “ten moment”, moment na kolejną zmianę. Tutaj czujność okazała się bezcenna, ponieważ dostępy i pełne uprawnienia posiadał freelancer, a nie klient. 

W umowie nie było informacji dotyczącej tego, do kogo należy profil i co z nim może się wydarzyć po zakończeniu współpracy. Właściwie mogło wydarzyć się wszystko. Pomyślicie pewnie, że biorę pod uwagę wyimaginowany scenariusz, ale nie. Tak się już zdarzało. 

Przekazanie wszystkich danych klientowi przebiegło bez żadnych trudności. Nie licząc czasu na dojście do tego, kto ma jakie uprawnienia i do kogo przynależy kilka menedżerów firmy podpiętych pod profil oraz konto reklamowe. Pomieszanie z poplątaniem. Jak wiadomo, po nitce do kłębka, udało się uzyskać wszystkie dostępy. 

Jak wspomniałam, osoba je posiadająca, bez problemu przeniosła uprawnienia na klienta. Nie zawsze jednak mamy do czynienia z uczciwym partnerem biznesowym naszych działań. Często zdarza się także sytuacja, w której klient, nie mając pełnych uprawnień, bywa nawet szantażowany (!!!) utratą dostępu do profilu. By nie wpisywać się w powiedzenie, że “mądry Polak po szkodzie”, warto o kwestie formalne zadbać już na samym początku, a przede wszystkim, poświęcić sporo uwagi na to, którą agencję/freelancera zaprosić do współpracy. 

Brak dostępu klienta a działania agencji

Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient przestaje opłacać faktury za prowadzone działania w mediach społecznościowych. Cóż, zdarza się. Profil ma duże grono odbiorców, marka jest lubiana, a jej komunikacja w social media (dzięki agencji) naprawdę udana. 

Zapisz się do newslettera

i pobierz checklistę
wdrożeniową GA4

Dzięki niej prawidłowo wdrożysz Google
Analytics 4 na swojej stronie!

Tak, zapisz mnie!

email marketing powered by FreshMail

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez 4PEOPLE Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach moich danych osobowych w celu realizacji usługi NewsletterRozwiń całość

Osoby po stronie klienta odpowiedzialne za marketing nie mają pełnych uprawnień, a są jedynie Redaktorami. Właścicielem i Administratorem (alfą i omegą) jest agencja. Czy istnieje możliwość, że klient straci swój profil? Niestety tak. Oczywiście kwestie prawne pozostawiam tutaj na boku. Przedstawiam wam sytuację, która już nie raz się zdarzyła (osoby z branży, ale i klienci, dzielą się chętnie swoimi doświadczeniami). 

Jeśli owi Redaktorzy zostaną “odłączeni” od profilu, nikt po stronie klienta nie będzie miał możliwości publikowania treści i moderowania np. komentarzy. Co wtedy? Oczywiście najlepiej porozumieć się z agencją, aczkolwiek czy nieopłacenie faktury równe jest utraceniu profilu? Czasem tak bywa. Przykładu nie trzeba daleko szukać.

Czy jest to działanie kontrowersyjne? Oczywiście. Najczęściej w ten sposób działają osoby prowadzące własną działalność. Wtedy ich bytowanie zależne jest od płynności finansowej. Jeśli klient nie opłaca na bieżąco faktur, może to (przy większych kwotach) doprowadzić do kryzysu (i to nie tylko tego w social media). 

Jak to wygląda w panelu?

Jeśli chcesz szybko sprawdzić, jakie masz uprawnienia, wejdź na swój profil, a następnie w Ustawienia. Z lewej strony znajdują się Role na stronie. Tutaj jest praktycznie wszystko, czego potrzebujesz.

Screen powyżej pokazuje, jak oznaczony jest właściciel danego profilu, a poniżej, jak można w szybki sposób zmienić uprawnienia użytkownika.

W tym miejscu znajdziesz oczywiście także wszelkie prośby, które zostały wysłane np. przez agencje. 

Uprawnienia, jak je “ogarnąć”?

W ramach prowadzonych działań na profilu, możesz udzielić dostępu na kilku poziomach: administratora, redaktora, moderatora, reklamodawcy, analityka oraz ustawienia niestandardowe, które powiązane są z naszymi uprawnieniami udzielonymi w Menedżerze Firmy.

Poniższa tabelka przygotowana przez Pomoc Facebooka, będzie na pewno przydatna. Można wydrukować, przejrzeć i stosować! Sprawdzicie w niej, jakiego tak naprawdę dostępu potrzebujecie wy lub wasza agencja do tego, by prowadzić skuteczne działania. 

Źródło: https://www.facebook.com/help/323502271070625

Jak działać skutecznie i nie zwariować?

Kierować się rozumem podczas wyboru agencji do współpracy oraz rozwagą podczas udzielania pełnych dostępów. Wszystko po to, by uniknąć przykrych niespodzianek i niepotrzebnego stresu. 

Pamiętaj, że dostęp Administratora daje ci pełne uprawnienia i z profilem możesz zrobić dosłownie wszystko – od drobnych korekt aż po cofnięcie jego publikacji. Warto zadbać także o to, by na profilu był więcej niż jeden Administrator. Na Facebooku bywa naprawdę różnie, a zablokowanie konta jedynego Admina może skutkować usunięciem profilu lub całkowitym brakiem dostępu. 

Co z kontem reklamowym?

Tutaj sytuacja ma się podobnie, choć warto wspomnieć, że często działania prowadzone są na kontach agencji, co poniekąd rozwiązuje jedną z trudności, czyli udzielanie dostępu. 

Jeśli jednak sytuacja wygląda tak, że to klient dołącza nas do swojego konta reklamowego, pamiętajmy by dostęp umożliwiał nam jako agencji skorzystanie ze wszystkich możliwości, jakie daje nam menedżer reklam. 

Szczególnie ważne jest to przy kampaniach, w których konfigurujemy np. katalog produktów, spinamy go z pikselem konwersji etc.

Czy kampania powinna być prowadzona na koncie klienta, czy na koncie agencji? Tutaj wszystko zależy od ustaleń i przyjętych rozwiązań. Jako agencja prowadzimy działania zarówno na zbiorczym koncie agencyjnym, ale także często na kontach klientów. 

Bezpieczeństwo ponad wszystko

W kwestii bezpieczeństwa, rekomenduję, byście korzystali z dwuskładnikowego logowania do swojego profilu na Facebooku. Przezorny, zawsze ubezpieczony. Dodatkowo, daje to większą kontrolę nad tym, co może wydarzyć się z naszym kontem. Jeśli ktoś przejmie prywatne konto, zyska wgląd także w sferę biznesową. Konta reklamowe często spięte są z kartami płatniczymi, a to już może przysporzyć wielu problemów. 

Jak włączyć dwuskładnikowe logowanie? Wystarczy przejść kilka prostych kroków. Po zalogowaniu na swój profil prywatny i przejdź do sekcji Ustawienia (znajdziesz ją po rozwinięciu trójkącika w prawym, górnym rogu), a następnie kliknij z lewej strony w  “Bezpieczeństwo i logowanie”:

Jeśli chodzi o metody uwierzytelnienia dwuskładnikowego, możesz skorzystać np. z wiadomości SMS z kodem lub też z kodów logowania pochodzących z zewnętrznej aplikacji uwierzytelniającej. Zewnętrzna aplikacja uwierzytelniająca np. Google Authenticator lub LastPass, które ułatwiają potwierdzenie tożsamości podczas pierwszego logowania na nowym urządzeniu. 

Warto także skorzystać z dodatkowych możliwości, jakie daje nam Facebook:

Jeśli włączona zostanie opcja otrzymywania powiadomień o nierozpoznanych logowaniach, możesz dowiedzieć się (jak ja), że logujesz się w danym momencie z Gdańska, a przecież jesteś w Katowicach. 

Podsumowanie

Jak można zauważyć, choć kwestia dostępu do profilu czy konta reklamowego wydawać by się mogła najprostszym elementem współpracy, wcale takim nie jest. Jeśli współpracowałeś już z kilkoma agencjami, pewnie masz własne doświadczenia – podziel się nimi koniecznie w komentarzu.

Pewnie w wielu przypadkach żadnych trudności nie ma, ale… Współpracując z klientami już od lat, spotkałam się chyba z każdą ewentualnością. Utracenie dostępu, przejęcie działań, zmiana profilu w inny, brak dostępu po stronie klienta, niechęć udzielenia dostępu agencji. W tym cały jest ambaras, by dwoje sobie ufało naraz.