Jak pisać w prosty i zrozumiały sposób – 3 zasady, jak zadbać o czytelność tekstów

Ale zacznijmy od początku …

Polska język, trudna język – i czasem ciężko się z tym nie zgodzić! Poniżej umieściłam kilka fragmentów dość skomplikowanych pism urzędowych, czy oficjalnych komunikatów, które pochodzą z kampanii “Po Prostu” realizowanej przez bank ING. Kampania ma na celu propagowanie używania prostego i czytelnego języka we wszystkich materiałach, jakie są tworzone przez banki i większe instytucje oraz zachęcenia do upraszczania większości komunikatów (w tym np. umów), jakie trafiają w ręce klientów. Jak sam inicjator wskazuje, “Prosty język robi różnice”, a tę różnicę można dostrzec gołym okiem na poniższej grafice.

Źródło: https://noizz.pl/biznes/nie-wiadomo-o-co-tu-chodzi-przeczytalismy-upraszczaczowi-jezyka-zawile-pisma-urzedowe/z72xg4j

Yyyyy…, że jak? No właśnie. Polski to czasem trudniejszy język niż nam się wydaje, ale czy tak musi być? Wcale nie! Przykłady, których użyłam powyżej, to skrajnie trudne zdania, będące fragmentami oficjalnych pism. Na nasze szczęście coraz rzadziej są one używane. Choć nie ukrywam, że w dalszym ciągu możemy natknąć się w Internecie na dość trudne teksty. Dlaczego?

Bo każdy z nas chce być odebrany jako elokwentny, profesjonalny i znający się na rzecz. Dziwnym trafem utarło się, że język potoczny, stosunkowo prosty i klarowny nie powinien być używany w tekstach branżowych – no bo przecież znacząco zmniejszyłby jego wiarygodność i znaczenie. I tu jest pies pogrzebany. Odczarujmy więc ten mit raz na zawsze – teksty branżowe powinny być pisane w sposób prosty i klarowny – tylko tak są w stanie dotrzeć do szerokiej grupy odbiorców i być zrozumiane przez czytelników.

Słowo wstępu o tym, jak pisać, aby nasi odbiorcy rozumieli co chcemy im przekazać

Aby tekst był zrozumiały, prosty i przejrzysty dla Twoich odbiorców, musi być mówiąc wprost – czytelny.

I właśnie teraz poznajmy, czym jest readability

Termin wciąż mało znany, a moim zdaniem dość ważny z perspektywy nie tylko content marketingu, ale marketingu ogólnie.

Readability to nic innego jak czytelność tekstu, a dokładniej jednoczesna łatwość w jego odczytaniu oraz zrozumieniu.

Stosowanie wspomnianej czytelności podczas opracowywania tekstu sprawia, że treść jest:

– bardziej merytoryczna,

– bardziej przystępna w odbiorze dla czytelnika,
– posiada o wiele atrakcyjniejszą formę,
– jest przyjaźniejsza dla oka.

Dlatego dzisiaj pokażę Ci, jak sprawić, aby Twoje teksty nie brzmiały jak urzędowe pisma, a merytoryczne i proste w odbiorze treści. Gotowy? No to startujemy!

3 zasady, jak zadbać o czytelność tekstów

Od ogółu do szczegółu, czyli zbuduj schemat swojego tekstu – bo wszystko zaczyna się od dobrego rozplanowania

No dobra, mamy już obrany cel naszego tekstu i być może nawet tytuł. Co dalej? Przed przystąpieniem do tworzenia treści, chwyć za długopis, kartkę papieru i rozplanuj swoją pracę. Naszkicuj schemat swojej wypowiedzi pisemnej. Od czego zacząć? Najlepiej od ogółu do szczegółu!

Na samym początku wytłumacz odbiorcy, o czym będzie Twój tekst, jakie zagadnienia w nim poruszysz, co zyska, po przeczytaniu Twojego materiału. Następnie wprowadź go w temat, wytłumacz opisywany problem. Później krok po kroku przeprowadź go przez poruszane przez Ciebie zagadnienia. Po kolei odkrywaj wszystkie karty, płynnie przechodź z tematu w temat, wyjaśniając wszystkie zawiłości.

Na przykład, jeśli celem Twojego artykułu blogowego będzie pokazanie, w jaki sposób prowadzić stronę firmową na LinkedIn, będziesz wiedział, że:

– na samym początku dobrze byłoby wprowadzić czytelnika w temat artykułu, na przykład opowiadając, czemu tak ważne jest, aby w dzisiejszych czasach mieć stronę firmową na LinkedIn,

– następnie możesz wytłumaczyć, czym dokładnie jest ta platforma oraz co ją wyróżnia na tle

– opowiedz, czemu warto prowadzić stronę firmową na LinkedIn (jakie odbiorca może dostrzec zalety posiadania konta firmowego na tej platformie),

– w dalszej kolejności opisz, od czego zacząć prowadzenie strony firmowej na LinkedIn (dla większej czytelności możesz przygotować dla swoich odbiorców na przykład checklistę na dobry start, która będzie zawierała wszystkie niezbędne kroki, jakie musi podjąć osoba rozpoczynająca przygodę z tą platformą np. ustawienie zdjęcia profilowego, uzupełnienie sekcji “Moja firma”, publikacja pierwszego wpisu itp.),

-na samym końcu przejdź do podsumowania swojego tekstu. Zadbaj o to, aby całą wypowiedź zamknąć klamrą, dzięki czemu wspomniany schemat Twojego materiału będzie spójną całością.

Dzięki tak skonstruowanemu schematowi nie tylko podzielisz go na wygodne w odbiorze sekcje, ale także sprawisz, że materiał będzie czytelny dla odbiorcy, a poruszane w nim kwestie łatwe do zapamiętania i przyswojenia.

O prostych rzeczach, piszmy w prosty sposób – czyli jak zadbać o przejrzystość tekstu

Zapewne pamiętasz rok 2018 i moment przyznania Oldze Tokarczuk literackiej Nagrody Nobla za „wyobraźnię narracyjną, która z encyklopedyczną pasją pokazuje przekraczanie granic jako formę życia”. Mało kto wie, że książki naszej noblistki, nie tylko obfitują w wyjątkową narrację, ale także prosty i łatwy w odbiorze język! Świadczy o tym, chociażby pozycja “Bieguni”, którą Logios przeanalizowało komputerowo pod kątem użytego w niej języka.

Opublikowane przez: https://www.linkedin.com/in/tomaszpiekot/

Wnioski? Język zastosowany w książce nie tylko okazał się prosty i czytelny, ale także bardzo wartościowy. Jak skomentował powyższą analizę Tomasz Piekot z Logios “Co ciekawe, pod względem mglistość języka Bieguni nadają się na lekturę szkolną w 8 klasie szkoły podstawowej lub w 1 klasie szkoły średniej”.
Czym dokładnie jest wspomniana mglistość? To inaczej stopień skomplikowania tekstu i jego przystępności w odbiorze. Obecnie na rynku jest wiele narzędzi pozwalających ocenić klasę trudności opracowanego tekstu. Ja ze swojej strony szczególnie polecam dwa narzędzia pozwalające uprościć tekst i zadbać o jego większą czytelność:

– jasnopis.https://jasnopis.pl/aplikacjapl/aplikacja – który analizuje język użyty w tekście, podpowiadając jakie zmiany wprowadzić w jego obrębie, aby był prostszy w odbiorze,
– redaktor.logios.dev/ – który mierzy 10 cech języka, pokazując, w ilu procentach tekst jest zgodny ze standardami “plain language”, czyli zasadami użycia prostego języka.

Oprócz narzędzi wspierających czytelność tekstu, warto, abyś przestrzegał poniższych zasad, dzięki którym tekst będzie przyjazny dla czytelnika i prosty w odbiorze:

– Zadbaj o to, aby zdania nie były długie. Im krótsze, tym lepsze!
– Rozdzielaj fragmenty tekstu. Stosuj śródtytuły i akapity. Nie bój się wytłuścić słowa lub nawet całe zdania, które chcesz wyróżnić.
– Unikaj trudnych słów i skomplikowanych sformułowań – im prościej, tym lepiej!
– Pisz prostym językiem, zrozumiałym nie tylko dla Ciebie, ale także dla Twoich odbiorców.

Powyższe zasady, połączone z polecanymi przeze mnie narzędziami to gwarancja czytelności opracowanego przez Ciebie tekstu, która przełoży się na większe zainteresowanie i zaangażowanie odbiorców.

Polub się z korektą i autokorektą – bo czasem wszyscy popełniamy błędy

Drobne potknięcia w tekście, zdarzają się każdemu, nawet polonistom!

Źle postawiony przecinek, przejęzyczenie, literówka, czy dodatkowa spacja między wyrazami. Komu się to nie przytrafiło, niech pierwszy podniesie rękę. Błędy językowe są nieodzownym elementem tworzenia treści pisemnych.

Większość usterek, jakie możemy dostrzec w tekstach, to przeważnie drobne błędy ortograficzne, czy stylistyczne, które nie mają dużego wpływu na czytelność tekstu. Gorzej, jeśli pojawiają się zbyt często lub znacząco zmieniają kontekst zdania. Wtedy mogą wpływać na jakość odbioru danego materiału. Co w takiej sytuacji można zrobić? Czy da się je wszystkie wyeliminować? Na pewno można próbować je zminimalizować! Jak? Poprzez korektę i autokorektę, która coraz częściej i chętniej jest używana!

Pierwszym krokiem powinna być autokorekta w formie wewnętrznej wtyczki lub zewnętrznych programów. Osobiście polecam dwa narzędzia:

– languagetool.org/pl – jest to wtyczka zainstalowana w przeglądarce, która na bieżąco śledzi pisany przez nas tekst i analizuje jego poprawność. Jeśli wychwyci błąd, podkreśla go i sugeruje właściwą formę,
– www.ortograf.pl/ – to system sprawdzający podany tekst pod względem poprawności ortograficznej, stylistycznej, gramatycznej i typograficznej. Dla języka polskiego ortografia i interpunkcja sprawdzane są pod kątem ponad 1000 reguł. Dzięki opisanym narzędziom w znacznym stopniu wyeliminujesz błędy powstałe podczas pisania tekstów oraz oszczędzisz dużo pracy swojemu korektorowi.

I tutaj przechodzimy do drugiego kroku (o ile oczywiście dysponujesz pomocą w postaci osoby odpowiedzialnej za korektę tekstu). Korektor nie tylko wychwyci błędy, których ani Ty, ani narzędzie nie zauważyło, ale będzie mógł jeszcze lepiej doszlifować i wyciągnąć tekst – tak, aby czytało się go o wiele lepiej. Pamiętaj co dwie pary oczu, to nie jedna!

No dobra, dobra, ale jak czytelność tekstów ma się do naszej grupy docelowej?

Zdaje sobie sprawę, że mogłeś zadać sobie takie pytanie. No bo przecież język, jakiego używamy w tekstach, sposób formułowania wypowiedzi, czy to, jak zwracamy się do naszych odbiorców, zależy od tego, jaką są grupą docelową.

Jasne, masz w 100% rację! Jednak pamiętaj, że wszystkie materiały tekstowe, niezależnie do kogo są kierowane, powinny charakteryzować się czytelnością, jasnością i klarownością. Dzięki temu nie tylko sprawisz, że czytelnicy w całości zapoznają się z przygotowanym przez Ciebie materiałem, ale także będą żywo nim zainteresowani.

Gratulacje!

Jeśli dotarłeś do tego miejsca, oznacza to jedno – wiesz już o wiele więcej na temat tego, jak zadbać o czytelność swoich tekstów.

Zdaję sobie sprawę, że otrzymałeś dużą dawkę wiedzy, która może być na pierwszy rzut oka trochę przytłaczająca. Jednak bez obaw! Usystematyzowanie sobie powyższych informacji oraz konsekwentne realizowanie poszczególnych punktów krok po kroku pozwoli Ci na merytoryczne, skuteczne, ale przede wszystkim przejrzyste i czytelne tworzenie treści pisemnych!

A teraz nie pozostaje mi nic innego jak życzyć Ci samych sukcesów twórczych!