Komunia w lokalu – wyzwanie dla rodzica i organizatora

0 napisany przez Marta Łukaszewicz, 11 października 2016

Maj uważany jest przez wiele osób za najpiękniejszy miesiąc roku. Dla wielu maj jest także szczególny, bo od lat jest to czas Komunii Świętej i związanej z nią uroczystości. Choć wielu z Was spojrzy pewnie z politowaniem to uwierzcie mi – wcale nie zostało jeszcze dużo czasu. W wielu lokalach terminy rezerwacji są odległe i najbliższą uroczystość można zorganizować w… 2018 roku!

Małe wesele

Obecnie uroczystości komunijne swoją rangą dorastają do wesel. Dlatego też uznaje się je za wyzwanie już nie tylko dla rodziców, ale także dla restauratorów czy właścicieli hoteli. Jak wiadomo, dla naszych dzieci jesteśmy w stanie zrobić wszystko. Nie dziwi więc fakt, że niektórzy odkładają pieniądze na tą wyjątkową uroczystość, a wielu także bierze kredyt. Już dawno minęły czasy, kiedy Komunia Święta była skromną, rodzinną uroczystością. Obecnie robi się wszystko, by ukochane dziecko zapamiętało ten dzień do końca życia.

Mama do zadań specjalnych

Ci, dla których nie jest to pierwsza lektura mojego artykułu, doskonale wiedzą, że lubię pisać na bazie własnych doświadczeń. Nie inaczej jest dzisiaj. Przede mną organizacja drugiego przedsięwzięcia, którym jest Komunia Święta.

Skoro jest to mój “drugi raz” powinno być łatwiej, ale jak się okazuje – niekoniecznie. Lokal, w którym odbyło się przyjęcie mojej pierwszej córki, nie spełnił moich oczekiwań. Nie pozostało mi nic innego jak wcielić się w rolę Mamy-Researcherki.

Swoje poszukiwania rozpoczęłam w okresie wakacyjnym. Tak, jedni na urlopie, a ja uwijałam się w ukropie, by znaleźć idealne (albo choćby aspirujące do idealnego) miejsce na Komunię córki. Szybko okazało się, że znalezienie wolnego lokalu na rok 2017 graniczy z cudem. Właściciele lokali informowali, że rezerwacje dokonywane był już dwa lata przed uroczystością. To akurat nie dziwi – pamiętajmy, że do sakramentu przystąpią dwa roczniki naszych pociech.

Poszukiwany – pilne!

Zmieńmy na moment perspektywę. Skieruję się do właścicieli restauracji i mniejszych lokali – czy macie świadomość, w jaki sposób Wasi potencjalni klienci poszukują miejsca na Komunię?

W Internecie można znaleźć z roku na rok coraz więcej ogłoszeń i reklam. Przeszukując najdalsze rejony sieci dowiedziałam się o usłudze przygotowania dziecka do egzaminu komunijnego oraz o osobach, które za odpowiednią opłatę poradzą nam, jak zorganizować tę imprezę okolicznościową.

Gdzie jest Wally?

Pamiętacie bajkę “Gdzie jest Wally?”, mam wrażenie, że wiele lokali kryje się przed klientami równie umiejętnie niczym bohater bajki.

Podczas wyboru lokalu kierujemy się wieloma czynnikami, bo tak naprawdę każdy ma swoje oczekiwania i priorytety, które to w jego mniemaniu są na tyle istotne, że nie można ich pominąć. Tak jak rodzic planuje wydatki, które zostaną przeznaczone na uroczystość, tak i Ty jako organizator musisz przyjąć strategię, która dopasowana będzie do portfela klienta.

Absolutny must have

Przejdźmy do konkretów i zadajmy sobie fundamentalne pytanie: “Co jest istotne dla Twojego potencjalnego klienta przed wyborem lokalu?”.

1. Lokalizacja
Oczywiście każdemu zależy na dobrej lokalizacji. Najczęściej podczas poszukiwań w Internecie wpisywane są słowa kluczowe zawierające nazwę miasta, w którym ma odbyć się uroczystość. Dla każdego ma znaczenie odległość lokalu od kościoła, by nie narazić się na długą eskapadę z gośćmi.

Dlatego jeśli uroczystość odbywa się w Katowicach, to naprawdę w marginalnych przypadkach rodzice podejmą decyzję o organizacji Komunii w Jaworznie. Podczas pierwszej weryfikacji, brane są pod uwagę elementy dojazdu wraz z ewentualnymi utrudnieniami (np. korki). Pamiętajmy, że ma to być miły i przyjemny dzień, a nie ten, który przysporzy nam dodatkowego stresu.

screenshot_1

2. Czy lokal/obiekt posiada ogród?
Dla wielu to naprawdę ważne. Tym bardziej, że w maju pogoda może być naprawdę wyborna. Warto wtedy zaczerpnąć świeżego powietrza na zewnątrz. W tej konfiguracji mamy sytuację, w której pięknie jest wewnątrz i na zewnątrz. Widok zieleni przecież uspokaja. Poza tym, bądźmy poważni, nikt nie jest w stanie wysiedzieć cały czas przy stole.

3. Sala
Choć ujęłam sprawę ogólnie, postaram się ją uszczegółowić. Wielokrotnie sala odgrywa kluczową rolę. Zwracamy uwagę na to, czy jest przestronna, ale także ile innych uroczystości będzie w niej się odbywało w danym terminie. Jeśli w wybranym terminie w lokalu będzie odbywała się druga uroczystość, warto zawsze dopytać o parawany oddzielające gości rodziny A od gości rodziny B. Element prywatności jest tutaj nie do przecenienia! Swoboda jak na pikniku? Nie tym razem. Mnie ta forma zupełnie nie odpowiada.

Ważne jest także ulokowanie nas i gości – warto o to dopytać, chyba, że darzymy naprawdę dużym zaufaniem managera lokalu. Jeśli lokal ma parter i piętro, warto dopytać o szczegóły, by uniknąć zaskoczenia w dniu Komunii.

Pozornie drobne szczegóły urastają do rangi kluczowych. Np. kolorystyka. Nie wyobrażam sobie zorganizować uroczystość komunijną w lokalu, w którym dominują mocne, ciemne kolory. Preferuję jasne, stonowane, pastelowe. Ma być przyjemnie i kojąco! Mocne akcenty sprawdzą się lepiej na randce.

4. Umowa przedwstępna
Organizator Komunii, czy też szerzej imprez okolicznościowych, oczekuje od rezerwujących zaliczki za miejsce oraz koszty produktów, Wy dopilnujcie, by wszystkie ustalenia zostały spisane. Wtedy obie strony będą pewne co do ustaleń i nie wkradną się żadne nieporozumienia.

5. Zaliczka
Jasne i przejrzyste warunki, przedstawione w procentach lub konkretnych kwotach. Ważne, by również były zawarte w umowie przedwstępnej.

6. Przykładowe menu
Przedstawienie poglądowego menu np. z roku ubiegłego i możliwość wprowadzenia kilku zmian. Oczywiście wszystko powinno odbyć się na kilka miesięcy przed uroczystością, a nie na kilka dni przed.

7. Zdjęcia
Warto zadbać o to, by w lokalu znajdowały się zdjęcia z poprzednich uroczystości. W ten sposób potencjalny klient może zobaczyć, w jaki sposób odbywało się to w poprzednich latach. Jak wyglądał wystrój sali, jak ulokowani zostali goście etc. – pochwal się tym! Nie każdy klient potrafi sobie wyobrazić jak wspaniale może zostać zorganizowana uroczystość w Twoim obiekcie.

8. Dodatkowe atrakcje dla dzieci
Jeżeli na liście gości mamy sporą liczbę dzieci, ciekawą i bardzo poszukiwaną opcją jest możliwość wynajęcia także animatora, który będzie mógł zaplanować najmłodszym czas w sposób interesujący.

Dzięki temu starsi członkowie rodziny będą mieli chwilę dla siebie na rozmowy o tym, co było i co jest. To także szansa dla właścicieli obiektów, ponieważ to cecha wyróżniająca na tle konkurencji. Pokażcie, że podchodzicie do organizacji kompleksowo – od A do Z!

Trafiaj do klientów – jak w 10tkę!

Sam organizujący uroczystość powinien pamiętać o kilku wskazówkach, o które zadbać należy, by trafić do potencjalnych klientów na tyle skutecznie, by ich pozyskać.

Mój TOP10 znajdziecie poniżej.

1. Daj się znaleźć. Poczta pantoflowa to świetna reklama, ale nie zawsze dotrze do tych, którzy szukają akurat Twojego lokalu. Działania reklamowe? Wspaniale, tylko pamiętaj, by nie prowadzić ich tylko okresowo, a przez cały rok. Nie możesz mieć pewności, kiedy klient będzie poszukiwał idealnego lokalu dla siebie.

2. Pokaż się. Jeśli przygotowujesz informacje dla swoich potencjalnych klientów nie pomijaj korzyści, które przybliżą Cię do tego, by klient wybrał Twój lokal, a nie ten konkurencyjny. W tekstach reklamowych stosuj m.in. czas dojazdu od centrum do obiektu, posiadanie ogrodu, animator dla dzieci etc.

3. Wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt z klientem w sprawie organizacji takich uroczystości jak: komunia czy wesele. Nikt nie lubi długo czekać na linii i być przełączanym między kilkoma osobami.

4. Zadbaj o to aby osoba, która będzie reprezentować Twój obiekt była kompetentna. Przede wszystkim musi być przygotowana na to, by odpowiedzieć na wszystkie pytania potencjalnych klientów. Musi łączyć w sobie zmysł sprzedażowy z umiejętnościami interpersonalnymi.

Musi przyświecać jej cel w postaci: sprzedaż jest “tu i teraz” – drugiej szansy nie będzie. Nie ma niczego gorszego niż sytuacja, w której reprezentuje Cię osoba, która nie potrafi niczego konkretnego przekazać potencjalnemu klientowi, a jej wiedza ogranicza się do kwoty zaliczki.

5. Czytelne warunki rozliczeń – zaliczki, przedpłaty itd. Nie bój się o nich informować, ta forma zabezpiecza nie tylko klienta, ale również i Twój lokal. Dopytaj również, czy klient preferuje płatność on-line czy też płatność gotówką. Jeżeli jest taka możliwość, zaproponuj formę polegającą na przypomnieniu zaliczkowania w postaci smsa lub e-maila. To bardzo wygodny sposób i zdecydowanie rekomendowany w tak “gorącym” dla obu stron okresie.

6. Umowa przedwstępna – zabezpieczenie dla obu stron. Słowa wypowiedziane po kilkunastu miesiącach wcale nie muszą zostać zapamiętane i kompletnie nie będzie to związane z czyjąś złośliwością, a poprostuj pamięć ludzka czasem bywa zawodna. Dlatego warto spisać wzajemne ustalenia. Jak wiadomo: przezorny zawsze ubezpieczony.

7. Dopilnuj aby maksymalnie do 4 lub 5 miesięcy klient poinformował Cię ile osób będzie na uroczystości z podziałem na: dorosłych, dzieci do 3 lat oraz dzieci do lat 12. To też pozwoli Ci już podczas pierwszej rozmowy z klientem zorientować się w samych kalkulacjach związanych z całościową kwotą za organizację przedsięwzięcia. To także moment na dopytanie, czy w związku z np. dużą liczbą gości do lat 12, za dodatkową opłatą, zorganizować animatora, który uatrakcyjni czas najmłodszym.

8. Zaproponuj przykładowe menu i przekaż podczas rozmowy, czy jest możliwość na zmianę lub ewentualnie zastąpienie pewnych pozycji innymi lub dodanie ich więcej. Krótko i na temat: czy pozycje w menu są elastyczne, czy nie podlegają negocjacji.

9. Zaprezentuj, jeżeli masz taką możliwość, za pomocą galerii zdjęć z poprzednich uroczystości. Nie zakładaj z góry, że klient zapozna się z nimi sam na stronie WWW lub na Facebooku. Pokaż je sam/a!

10. Dodatkowo objaśnij jak wygląda obsługa. Czy kelnerzy są dedykowani do danych stolików, czy też model jest inny, czy i w jakich mniej więcej porach jest wydawanie porcji i sam czas na tort. Wszystko po to, by uroczystość toczyła się według planu i nie doszło do sytuacji, w której rodzice zamiast zajmować się pociechą i gośćmi, będą podążali za kelnerami, by dbać o jakość uroczystości i samej obsługi.

Wesele > Komunia

Doskonale wiemy, że w prowadzenie obiektów restauracyjnych oraz hotelowych to biznes, w którym najbardziej dochodowe jest organizowanie imprez okolicznościowych (w tym komunii oraz wesel). Konkurencja na rynku wciąż rośnie! Hotele są nadal jeszcze wycofane i niechętnie organizują Komunie, stawiają raczej na wesele. Te pierwsze wrzucają do worka pod hasłem “przyjęcia okolicznościowe”. Dlatego też zdecydowanie rekomenduję, by zadbać o dodatkową zakładkę na stronie WWW, która będzie poświęcona tak ważnemu wydarzeniu jakim jest Komunia Święta. Pamiętajmy, że dla rodzica jego pociacha jest najważniejsza i jeżeli zaprezentujesz swoją ofertę rzetelnie, konkretnie i uczciwie, element taki jak cena będzie miał drugorzędne znaczenie!

O autorze:

Marta Łukaszewicz

W 4people jest specjalistą zajmującym się zarówno pozyskiwaniem nowych klientów oraz kontaktem z obecnymi klientami. Planuje rozwiązania i dba o to, by prowadzone działania przynosiły oczekiwane rezultaty. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu potrafi szybko reagować na kryzysowe sytuacje oraz wykazywać się dużą dozą empatii w swojej pracy. Na co dzień kieruje się dewizą “Wyróżnij się, albo zgiń”.

Komentarze

Marketing dla ludzi
Zapisz się do newslettera!
Zdobywaj wiedzę! Co dwa tygodnie otrzymasz najciekawsze artykuły na swoją skrzynkę e-mail!
...i dołącz do ponad 400 subskrybentów!
Marketing dla ludzi
Zapisz się do newslettera!
Zdobywaj wiedzę! Co dwa tygodnie otrzymasz najciekawsze artykuły na swoją skrzynkę e-mail!